Según la NIF A-1, la contabilidad se define como la técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen transacciones, transformaciones internas y otros eventos.

A la luz de esta definición el dueño o socio de la organización debe buscar y mediante algunos análisis, definir si es necesario o viable tercerizar el área contable o en su caso reforzarla en aras de un mejor nivel de servicio.

Estamos hablando de áreas contables de organizaciones PyME, ya que, por el volumen y complejidad de la contabilidad de las empresas grandes, no es fácil tercerizarla.

La contabilidad se divide en dos actividades importantes:

1. Registrar las operaciones
2. Producir sistemática y estructuradamente información financiera.

Para hacer el análisis de viabilidad de la tercerización hay que tomar en cuenta que: 

1. El registrar transacciones es tercerizable, porque es una actividad mecánica, configurable con el catálogo de cuentas y es fácil hacerla eficiente si tenemos herramientas tecnológicas robustas (multiusuario, uso de la nube, automatización de capturas, sistematización de aplicaciones a cuentas contables), personal bien capacitado y políticas y controles configurados en el sistema. El costo beneficio es claro y fácilmente detectable.
2. La producción de información financiera y operativa no es tan fácil de tercerizar, porque para poder producir sistemática y estructuradamente información financiera (Estados financieros básicos, análisis de saldos de cuentas importantes, análisis de partidas inusuales o no lógicas, información de avance de presupuesto, análisis de rentabilidad, creación de provisiones por pasivos no registrados, conciliaciones bancarias y su depuración, conciliaciones fiscales de CFDI, entre otros) se necesita que el contador externo tenga:
   • Conocimiento profundo de la tecnología al usar sistemas computarizados para procesar la información financiera.
   • Conocimiento suficiente de la operación interna del negocio o institución, para aplicar las políticas y procedimientos autorizados.
   • Capacidad técnica para aplicar la normatividad contable (NIIF).
   • Experiencia de negocios para usar conceptos aplicables a la información contable.
   • Experiencia en control interno para determinar áreas de riesgo operativo, estratégico y de fraude al leer la información financiera.
   • Experiencia fiscal para cuidar el cumplimiento cabal de las disposiciones de leyes aplicables y para determinar los riesgos.
3. Otra reflexión es si el costo del área contable (registro de transacciones, reportes financieros, operativos y cumplimiento fiscal) es proporcional a los beneficios que se tienen en cuanto a proceso de transacciones y la oportunidad, profundidad y utilidad de los reportes financieros, fiscales y operativos para la toma de decisiones importantes de manera oportuna.
4. Un punto muy importante al escoger a un posible proveedor es evaluar profundamente sus capacidades, experiencia, tecnología y conocimiento de la industria donde se desenvuelve la organización, porque a veces se comete el error de seleccionar a quien sólo sabe registrar contablemente y presentar declaraciones, sin tener en cuenta todo lo que implica la función.

Conclusiones:

Las consideraciones que tiene que hacer el dueño del negocio o institución son:

1. ¿Cuánto cuesta mensualmente el área contable incluyendo equipamiento de tecnología y capacitación?
2. ¿Qué nivel de servicio entrega el área contable? Calificar del uno al diez:
   1. Oportunidad de la entrega de información contable, de reporte financiero, de operación y de impuestos
   2. Totalidad y exactitud de la información registrada en la contabilidad.
   3. Validez o autorización de las transacciones registradas (materialidad).
   4. Importancia y calidad de las áreas de riesgo reportadas.
   5. Cumplimiento de políticas y procedimientos.
3. En la posible tercerización del área contable. ¿Recibo mejores servicios y un costo menor a los que actualmente tengo?
4. Tomar la decisión y:
   1. Hacer lo que sea necesario para mejorar el nivel de servicio que actualmente recibo vía inversión en mejor personal, mejor tecnología y capacitación o 
   2. Hacer un presupuesto de costo para tercerizar el área contable y recibir un mejor nivel de servicio al actual