ANTECEDENTES:

En México la mayoría de las empresas que soportan la economía y generan empleo, son las Pymes.

La creación de una PYME (Pequeña y mediana empresa) normalmente se debe a la necesidad de una persona por independizarse y generar su propia empresa, dejando de ser empleado de una empresa, que no es suya.

Otra característica es el aprovechamiento de su inteligencia de negocios, la experiencia acumulada de participar en empresas exitosas o la visión de crear una empresa diferente y mejor a las que ha trabajado.

Este empresario Pyme al principio: genera empleos, entrega productos o servicios con calidad y es buen cobrador a clientes y pagador puntual a proveedores y normalmente triunfa o fracasa, en un periodo de tiempo de 5 años.

Las Pymes que triunfan, normalmente permanecen exitosas por un período largo de tiempo, sin embargo, el siguiente paso, de generar un crecimiento sostenido y consistente es muy difícil.

PROBLEMÁTICA:

Si llega a lograr crecimiento en ventas importante (2 dígitos anuales) por un periodo de 5 años se puede considerar exitosa en el trance de ser una empresa grande. Si usa mucho personal para atender la fabricación de productos o entrega de servicios, la nómina también crece proporcionalmente a las ventas, junto con los problemas inherentes.

Sin embargo, normalmente el dueño no tiene la preparación para organizar, delegar funciones y responsabilidades, crear y coordinar equipos de trabajo internos, mucho menos determinar factores importantes para apoyar el crecimiento, como es la adquisición de tecnología para los procesos de operación, marketing y administración, incluyendo la contabilidad. Esto pone en riesgo el futuro de la empresa, ya que se generan innumerables problemas de operación que no son atendidos por el dueño, por no tener la experiencia y capacidad de solución a todos.

Cuando la Pyme ya es de mediana a grande, se necesita dejar de actuar como una “tiendita de la esquina”, donde el tendero dueño es todo para el negocio, ya que hace desde la limpieza hasta el generar más unidades del negocio.

En México no se generan estadísticas de cuántas Pymes son manejadas por un solo hombre y empresas grandes, con ventas de miles de millones, y que aún son manejadas así, a fe mía que si las hay. No anotamos nombres, pero en corto a quien nos pregunte le podemos dar ejemplos reales actuales.

Al manejarse así las empresas, se presentan los siguientes problemas:

• El dueño toma todas las decisiones, firma absolutamente todos los cheques, que autoriza precios de venta, descuentos, compra de insumos, sueldos de personal, promociones de empleados, a que proveedor se paga, incluso intenta dirigir la contabilidad y la tecnología a utilizar en el negocio y la administración y marketing.
• Los empleados a todos los niveles no toman responsabilidad sobre sus áreas en cuanto a resultados, ya que todo lo decide el dueño.
• El dueño saca dinero de la empresa de manera no planeada ni como dividendos, generando problemas de flujo.
• Si hay problemas, fraudes e ineficiencia, todos son culpables excepto el dueño, porque manifiesta que está rodeado de potenciales ladrones o cuando menos de ineficientes e incapaces.
• La iniciativa para operar está totalmente inhibida, ya que para ejercerla hay que convencer al dueño que es viable lo que se quiere hacer, de acuerdo a su criterio.
• Los empleados entonces están sujetos a una presión del dueño por falta de resultados, aunque todo lo que se hace, es con su autorización, y por lo tanto es su responsabilidad.
• Todos los empleados son prescindibles porque el dueño considera que no sirven para nada.
• No hay respeto por acuerdos con clientes y proveedores que no hayan sido autorizados por el dueño.
• El dueño decide a qué clientes atender y a qué proveedores usar y nadie puede desobedecer aunque los clientes no paguen o no se reciba buen servicio de los proveedores.
• Las decisiones contables están sujetas a que el dueño diga si le “convienen o no”.
• Los pagos de impuestos están prohibidos a menos que el dueño decida lo contrario, quien le lleve alternativas para pagar menos o no pagar, aunque el riesgo sea muy grande, es apreciado.
• La imagen de la empresa con clientes y proveedores no es la adecuada, debido a la injerencia del dueño en los precios, descuentos y fechas de cobro y pago.
• Como no se ha generado una cultura de negocios ni con ética empresarial, los problemas se presentan de acuerdo a las deficiencias que tenga el dueño en cuanto a finanzas, manejo de márgenes de utilidad, crédito a clientes y crédito de proveedores, administración de flujos de efectivo, cultura de pago oportuno de impuestos, etc.
• Pudiéramos poner más ejemplos pero serían redundantes de lo ya mencionado.

POSIBLE SOLUCIÓN:

Para poder enfrentar el crecimiento, con éxito, nace la necesidad de institucionalizarse y dejar de ser la empresa de un solo hombre. Este es el tema de este documento, ya que el dueño original, aun yendo a tomar cursos de alta dirección de empresas o diplomados de administración de negocios familiares, no logra convertirse en un empresario con todas las habilidades para crear una institución que permanezca en el tiempo.

Institucionalizarse significa que la Pyme deje de manejarse por un solo hombre y la toma de decisiones se deje a profesionales especializados contratados ex profeso para manejar las ventas, la producción, las finanzas, la tesorería, la contabilidad, la tecnología, los recursos humanos, y las inversiones estratégicas entre otras áreas importantes, estos profesionales deben ser una mezcla de internos y externos (asesorías, outsourcing, aunque la palabra este satanizada). Este cambio obligatorio genera un conflicto en el dueño y creador de la Pyme, ya que normalmente son personas que consideran que no hay nadie que sepa más que ellos del negocio y que no necesita que un sabelotodo maneje áreas importantes de la empresa o un externo que le va a cobrar mucho en relación al personal no adecuado que tiene actualmente.

Qué hacer cuando la Pyme ya creció, pero los problemas se incrementan y no existen salidas adecuadas para su resolución.?

• Que el creador y dueño de la Pyme haga una reflexión de si está a gusto con el resultado que está teniendo su empresa y el nivel de problemas que se están atendiendo y no resolviendo. Esto es de lo más difícil, ya que el dueño debe reconocer hasta qué punto el es el causante de todos los problemas.
• Determinar cuáles son los problemas que impiden institucionalizar su empresa, en beneficio de poder preverlos y corregir los actuales.
• Buscar soluciones de negocio para las áreas en las que la empresa no tiene las habilidades adecuadas y que tienen cambios constantes como pueden ser la contabilidad, los impuestos, el manejo de la tesorería y los presupuestos, para contratar especialistas que lo manejen o hacer Outsourcing de dichas funciones.
• Crear un consejo de asesores para atender la problemática e implantar soluciones a corto, mediano y largo plazo.
• Hacer un ejercicio de plan estratégico que permita proyectar y mejorar el futuro, incluyendo planes anuales y presupuestos robustos.
• Contratar a un profesional especialista en RH que ayude a tener al mejor personal en las áreas estratégicas, evaluando su desempeño y haciendo los cambios adecuados de manera oportuna.
• Decidir solo apoyar en las áreas que maneja mejor y que agregan un valor a la empresa y que no tome responsabilidad de las áreas que no domina y que necesitan especialistas para que funcionen adecuadamente.
• El dueño debe convencerse de que debe dejar de tomar todas las decisiones y asignar autoridad a los especialistas contratados de manera interna o en Outsourcing y apoyar la creación de equipos de trabajo, que sean evaluados en cuanto a resultados.
• Determinar el nivel de ayuda externa que se necesita para contratar al outsourcing necesario, estableciendo niveles de servicio para monitorear su desempeño.

Pasos concretos para lograr el cambio a la mejora continua.

Esto solo se logrará si se desarrollan las siguientes actividades:

• Diagnóstico de problemas que actualmente tiene el negocio para lograr sus objetivos estratégicos
• Hacer un análisis FODA para determinar un plan de cambio
• Desarrollar un plan de trabajo de soluciones de corto, mediano y largo plazo.
• Asignar un responsable interno para monitorear el proyecto y liderar el cambio.
• Lograr la autorización del dueño con un modelo de costo beneficio de la inversión a realizar.
• Definir el nivel de ayuda y contratar al o los profesionales externos que ayudarán a ejecutar el plan.
• Monitorear el avance del proyecto por parte de un coordinador interno y el dueño.
• Validar que las metas propuestas se lograron y en qué porcentaje, y si los resultados fueron benéficos de acuerdo a las expectativas.

Como puede ayudar Villagrán Morales y Asociados (VIMO) en el arranque:

1. Que el dueño o quien conozca muy bien a la empresa, conteste las preguntas básicas de una encuesta, incluida aquí, para hacer un diagnóstico y el análisis FODA.
2. VIMO, proporciona el cuestionario de diagnóstico y garantiza total confidencialidad en el manejo de las respuestas, en principio no se usan datos numéricos, sino percepciones de quien contesta la encuesta.
3. VIMO analiza y da un primer enfoque FODA, sin costo para la empresa.
4. Un Socio de VIMO y el dueño comentan el primer diagnóstico y lo afinan en una o dos sesiones de 90 minutos.
5. VIMO entrega análisis FODA validado y establece las posibles soluciones y de qué manera puede apoyar al proceso de solución de la problemática.
6. El dueño toma la solución que más le convenga de acuerdo a su presupuesto y al costo beneficio de la inversión.

Si te interesa seguir adelante y conoces a la empresa a fondo, contesta el cuestionario al 100% que viene en el siguiente enlace y envíalo: 

Encuesta Pyme